О клиенте
ТОО «Freedom Telecom Operations» — телеком-компания группы Freedom, создана в январе 2024 года; на d8n с того же года, 2 100 пользователей.
Задачи
- Договоры, закупки, кадры, финансы и комплаенс шли по разным правилам.
- Согласование договора — 6–7 дней и 4–5 виз, данные переносились вручную.
- Проверка контрагента — 2–3 часа ручной работы.
- Общий маршрут не подходил ни одной компании группы.
Что сделано для компании
Documentolog собрал систему под процессы компании: переработаны шаблоны, карточки, маршруты и бизнес-логика; у каждой компании группы — свой маршрут.
B2B-договоры обмениваются данными с 1С; контрагент проверяется через КГД прямо в маршруте; конструктор собирает договор из шаблонов.
Закупки и комплаенс: заявки на закуп и ТЭО, накладные, оплаты, авансовые отчёты, конфликт интересов. Кадры: TapHR, C&B, командировки, заседания, УМП; за год — ещё 3–4 процесса.
Состав системы
Результаты
- Автоматизировано 17 ключевых бизнес-процессов.
- Просроченных документов — 10–12 в месяц вместо 25–30 (оценка компании).
- Трудозатраты снизились на 30–40%, ошибок — вдвое (оценка компании).
| Процесс | Было | Стало |
|---|---|---|
| Согласование договора | 6–7 рабочих дней, 4–5 бумажных виз. | 4–6 часов. |
| Проверка контрагента | 2–3 часа вручную. | 2–3 минуты через сервисы КГД. |
| Регистрация корреспонденции | 20–30 минут на документ. | 3–5 минут. |
| Поиск документа | 15–20 минут. | 10–15 секунд. |
| Документы, исполненные в срок | Около 65%. | Более 90%. |
| Доля документов в электронном виде | Около 20%. | 95–96%. |
Значения — оценка проектной команды и заказчика.
“В ходе совместной работы были успешно реализованы и внедрены важные для организации решения, включая модуль закупок, комплекс кадровых процессов, матрицы согласующих, заявления на оплату и комплаенс-модуль. Реализованные модули позволили повысить прозрачность, управляемость и эффективность процессов, а также существенно упростили ежедневную операционную деятельность компании.”
Кому подойдёт
Кейс релевантен группам компаний, где документ живёт в нескольких системах: 1С, HR, госсервисы. Замерьте, сколько дней договор идёт до подписи.
Вопросы и ответы
Можно ли встроить проверку контрагента прямо в маршрут согласования договора?
Да, через сервисы КГД прямо в маршруте — 2–3 минуты вместо 2–3 часов (оценка компании).
Как автоматизировать документооборот группы компаний с разными оргструктурами?
Для каждой компании группы — отдельный маршрут, всего более 15 индивидуальных.
Сколько времени занимает согласование договора после автоматизации?
По оценке компании — 4–6 часов вместо 6–7 рабочих дней.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
