О клиенте
НАО «Фонд социального медицинского страхования» создано в 2016 году для равного доступа населения к медпомощи.
Фонд работает через центральный аппарат и сеть филиалов; на d8n — с марта 2018 года.
Задачи
- Бумажная рутина съедала время сотрудников.
- Обращения с портала требуют ответа за 1 рабочий день; бумажный цикл делал срок предельным.
- Переписка с госорганами шла вне единого контура; кадры — вручную.
- В пандемию физическое участие в подписании стало ограничением.
Как это устроено
Фонд работает на d8n с марта 2018 года, конфигурация эталонная; общее и кадровое делопроизводство — одним проектом.
Центральный аппарат и филиалы ведут переписку с госорганами через ЕСЭДО и отвечают на обращения с портала.
Разница не в скорости печати: в системе исчезают промежутки между шагами, а не сами шаги.
ЭЦП убрала физическое присутствие при подписании — в пандемию это стало условием работы.
Состав системы
Результаты
- Ответ на обращения — несколько часов вместо рабочего дня.
- Срок внедрения — 1 месяц.
- Большая часть кадровых документов — в электронном виде.
| Процесс | Было | Стало |
|---|---|---|
| Ответ на обращение с портала | Бумажный цикл съедал почти весь норматив. | Несколько часов. |
| Кадровые документы | Вручную, с физическим присутствием. | Большая часть — в электронном виде с ЭЦП. |
Замеры — из отзыва управляющего директора Фонда.
“Система электронного документооборота «Documentolog» позволила перейти на полный документооборот в части ведения корреспонденции и формирования различного рода отчётов, а также перевести большую часть документов кадрового документооборота в электронный вид. Центральный аппарат и филиалы Фонда имеют возможность вести переписку с государственными органами, использующими ЕСЭДО, а также предоставлять ответы по обращениям лиц, поступающим из Портала электронного правительства, тем самым уменьшая время предоставления ответа до нескольких часов — при стандарте оказания государственной услуги в 1 рабочий день.”
Кому подойдёт
Кейс релевантен организациям с потоком обращений и регламентными сроками ответа. Разложите срок: сколько уходит на работу, а сколько на регистрацию, передачу и подписи.
Вопросы и ответы
Как быстро отвечать на обращения с портала электронного правительства?
За несколько часов — при стандарте услуги в 1 рабочий день.
Можно ли запустить общее и кадровое делопроизводство одним проектом?
Да, оба контура автоматизированы одним проектом; внедрение — 1 месяц.
Как филиалы ведут переписку с госорганами в единой системе?
Через ЕСЭДО, в одном контуре с центральным аппаратом.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
