О клиенте
НАО «Казахстанский институт общественного развития» — аналитический институт, подведомственная организация Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
Сроки исполнения документов контролирует вышестоящее министерство, поэтому дисциплина документооборота для института — рабочее требование, а не пожелание.
Задачи
- Документы уходили контрагентам факсом, почтой и курьером; согласование занимало до недели.
- Факт поступления документа нельзя было отследить — только звонком.
- Каждый отдел расходовал одну-две упаковки бумаги в неделю.
- Сроки исполнения перед министерством держались на ручном контроле.
Как это устроено
Институт работает на d8n с 2020 года: делопроизводство, договоры, кадровые и финансовые документы, внутренние нормативные документы, госуслуги.
Договоры с контрагентами подписываются электронно через Doculite — внешней организации не нужно внедрять систему у себя.
Кадровые процессы интегрированы с Enbek.kz (ЕСУТД), справочная правовая информация — ИС «Параграф»; подписание — ЭЦП.
Состав системы
Результаты
- Сроки исполнения перед министерством — на контроле системы: статус и ответственный видны по каждому документу.
- Сведения о трудовых договорах уходят в ЕСУТД (Enbek.kz) из системы.
- Согласование внутренних документов идёт по электронному маршруту с контролем сроков.
| Процесс | Было | Стало |
|---|---|---|
| Заключение договора с контрагентом | Бумажный экземпляр уходил почтой, подписание занимало 3–6 дней. | 80% договоров подписываются электронно. |
| Доля документов в электронном виде | Основной поток — бумага: до двух упаковок в неделю на отдел. | До 95%. |
| Факт поступления документа | Выяснялся звонком. | Виден с момента регистрации. |
Оценка проектной команды и данные отзыва клиента, август–сентябрь 2026 года.
“С внедрением Documentolog документооборот стал значительно прозрачнее и удобнее: мы всегда видим, на каком этапе находится документ. Нам удалось перевести до 95% документов в электронный формат и повысить исполнительскую дисциплину. Упростили процессы кадрового документооборота и работы с договорами, появилась возможность оперативно согласовывать и подписывать документы в электронном формате.”
Кому подойдёт
Кейс релевантен подведомственным организациям, которые отвечают за сроки перед вышестоящим органом. С чего начать: проверьте, видите ли вы факт поступления документа в день его отправки.
Вопросы и ответы
Можно ли подписывать договоры с контрагентами электронно, если у них нет своей системы?
Да: обмен идёт через Doculite — здесь так подписываются 80% договоров.
Как подведомственной организации не срывать сроки перед министерством?
Поступление и статус каждого документа видны с момента регистрации, контроль сроков — в системе.
Передаются ли сведения о трудовых договорах в Enbek.kz автоматически?
Да: кадровые процессы интегрированы с ЕСУТД, данные уходят из системы.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
