О клиенте
АО «ALT Университет имени Мухамеджана Тынышпаева» — транспортный университет Казахстана, наследник Казахской академии транспорта и коммуникаций. Готовит кадры для железной дороги, логистики и транспортной отрасли.
Площадки и филиалы работают в нескольких городах; в документообороте — административные и кадровые процессы университета.
Задачи
- Контроль исполнения поручений вёлся вручную.
- Корреспонденция, согласование и подписание между площадками занимали до трёх рабочих дней.
- Процессы жили в трёх средах сразу — бумага, электронная почта и прежняя система.
- Внутренние нормативные документы возвращались на доработку после каждого круга согласования.
История проекта
Университет работает на d8n с 2022 года: документооборот, кадровые процессы, внутренние нормативные документы и коллегиальные органы.
В мае–июне 2026 года процесс внутренних нормативных документов перестроили: добавлено рецензирование созданного документа — замечания собираются до подписания, маршруты изменены под порядок университета.
Идёт интеграция с внутренней информационной системой университета.
Состав системы
Результаты
- Внутренние нормативные документы собирают замечания на этапе рецензирования: согласование не возвращается по кругу, срок сократился.
- Согласование и подписание между площадками идут в системе, без физической доставки.
- Контроль исполнения поручений виден по каждому документу.
| Процесс | Было | Стало |
|---|---|---|
| Доля документов в электронном виде | Около 50%: часть процессов — бумага, почта и прежняя система. | 90%. |
| Внутренний нормативный документ | Возвращался на доработку после каждого круга согласования. | Замечания собираются на этапе рецензирования, до подписания. |
| Доставка документов между площадками | До трёх рабочих дней. | В системе, без физической доставки. |
Оценка проектной команды по анкете менеджера проекта, сентябрь 2026 года.
“Благодаря внедрению системы Documentolog нам удалось полностью автоматизировать ключевые бизнес-процессы. Согласование документов, подписание договоров и внутренний документооборот стали значительно быстрее и прозрачнее. Команда Documentolog сопровождала нас на каждом этапе внедрения, благодаря чему переход на электронные процессы прошёл максимально комфортно. Сегодня мы экономим время сотрудников и повысили эффективность работы всего университета.”
Кому подойдёт
Кейс релевантен вузам и организациям с большим корпусом внутренних нормативных документов и площадками в разных городах. С чего начать: посчитайте, сколько кругов доработки проходит положение от проекта до утверждения.
Вопросы и ответы
Как сократить круги согласования внутренних нормативных документов?
Ввести рецензирование до подписания: замечания собираются на одном этапе, а не возвращают документ на доработку по очереди.
Подходит ли электронный документооборот университету с филиалами?
Да: согласование и подписание идут в системе, физическая доставка документов между площадками не нужна.
Нужно ли переписывать систему под процессы вуза?
Нет: маршруты настраиваются — здесь их изменили под порядок университета, не переписывая платформу.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
