О клиенте
АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына» основан в 2008 году указом Президента Республики Казахстан. Это коммерческая структура — инвестиционный холдинг.
Documentolog прошёл предварительный квалификационный отбор Фонда и имеет статус проверенного поставщика АО «Самрук-Қазына».
Задачи
- Работа совета директоров, правления и комитетов шла вне единого контура, в разных инструментах.
- У внутренней нормативной документации не было управляемого процесса утверждения и публикации.
- Обмен с дочерними организациями и контрагентами шёл бумагой.
- Передача в архив и контроль сроков хранения велись вручную, ЭЦП архивных документов не проверялась.
Как это устроено
7 апреля 2017 года Фонд объявил конкурс на совершенствование СЭД; Documentolog признан победителем, срок внедрения — 3 месяца.
Центр проекта — управление ВНД с сертификацией сотрудников на знание основных документов Фонда: так видно, что регламент прочитан, а не просто опубликован.
Электронный архив закрывает жизненный цикл: контроль сроков хранения, проверка ЭЦП, поиск. Автоматизирован и обмен с дочерними организациями и контрагентами.
Следующий этап — коллегиальные органы: вопросы, заседания, голосование, протоколы и контроль исполнения решений.
Состав системы
Результаты
- Срок внедрения — 3 месяца.
- ВНД переведена в управляемый процесс с сертификацией сотрудников.
- Настроен электронный обмен с дочерними организациями и контрагентами.
Кому подойдёт
Кейс релевантен холдингам и фондам с дочерними организациями и большим объёмом регламентов. С чего начать: возьмите свежий регламент и проверьте, чем подтверждено, что его прочитал каждый, кого он касается.
Вопросы и ответы
Как подтвердить, что сотрудники ознакомились с внутренними регламентами?
В Фонде работает сертификация: сотрудники проходят проверку знания основных документов, результат фиксируется в системе.
Сколько занимает внедрение СЭД в холдинге?
В Фонде «Самрук-Қазына» — 3 месяца, по итогам конкурса, объявленного в апреле 2017 года.
Можно ли обмениваться электронными документами с дочерними организациями?
Да. В Фонде автоматизирован обмен с дочерними организациями и внешними контрагентами.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
